Odzyskiwanie należności, tak jak każdy inny rodzaj działalności biznesowej, może być realizowane samodzielnie czyli wewnątrz danego podmiotu, jak też zlecone na zewnątrz, tzn. wyoutsourcowane do wyspecjalizowanej w takich działaniach agencji. Decyzja w tym zakresie jest nie różni się specjalnie od wyboru dostawcy usług transportowych czy sprzątania powierzchni biurowej. Także w tym przypadku należy wziąć pod uwagę zarówno minusy, jak też korzyści samodzielnie realizowanych działań.

Samodzielna windykacja
Dochodzenie należności w ramach własnej firmy (np. przy wykorzystaniu specjalnie w tym celu utworzonego wydziału lub też wyznaczonego pracownika), wiąże się z koniecznością poniesienia wysokich nakładów związanych m.in. z organizacją procesu rekrutacji, wyszkoleniem pracowników, dostarczeniem im niezbędnych narzędzi pracy (komputer, oprogramowanie, łączność). Kosztem jest także każda decyzja dotycząca np. umorzenia wierzytelności, wydłużenia terminu płatności, rozłożenia zobowiązania na raty.

Warto także wziąć pod uwagę aspekt wizerunkowy. Wydelegowany do odzyskania należności pracownik powinien potrafić w odpowiedni sposób przeprowadzić rozmowę z dłużnikiem, tak by tego typu działania nie wpływały na pogorszenie istniejących relacji handlowych. Dodatkowo osoba ta powinna zostać wyposażona w odpowiednie pełnomocnictwa. Warto, by miała możliwość prowadzenia szybkich negocjacji i podejmowania decyzji w zakresie np. rozłożenia płatności na raty lub ustalenia terminu spłaty całości zobowiązania. Zasłanianie się zarządem, dyrekcją i przesuwanie decyzji w czasie, może odbić się negatywnie na procesie negocjacji z dłużnikiem

Innym aspektem posiadania własnego, wewnętrznego działu windykacji, jest na pewno większa elastyczność działania. Decyzje o zawarciu z dłużnikiem ugody, rozłożeniu spłaty na raty czy umorzeniu mogą zapaść szybciej, ponieważ nie ma tutaj konieczności kontaktu z firmą windykacyjną i ręcznego ustalania wielkości odstępstw na rzecz dłużnika. Działania podjęte już w momencie zaistnienia zwłoki z całą pewnością zwiększą szansę na odzyskanie należności od klienta. Sprzyjać temu będzie bieżące śledzenie poziomu należności, ich struktury i rozkładu oraz dostosowywanie bieżących działań do sytuacji.

Windykacja zewnętrzna
Firmy windykacyjne dysponują jednakże o wiele bardziej zaawansowanymi technikami oddziaływania oraz bardziej rozbudowanym zapleczem operacyjnym. Pracownicy firm windykacyjnych szkoleni są zarówno w dziedzinie psychologii i socjologii, prawa i ekonomii, jak też etyki. Z tego punktu widzenia, zlecenie obsługi windykacji wierzytelności na zewnątrz, znacząco zmniejsza ryzyko nieodpowiednich zachowań ze strony pracowników odzyskujących należności, a także obniża ryzyko utraty dobrej reputacji w oczach klientów.

Firma windykacyjna w długim okresie jest z reguły efektywniejsza od samodzielnych działań danego podmiotu zarówno pod względem kosztowym, jak też z uwagi na skalę działań. Dodatkowo pojawienie się w relacjach wierzyciel – dłużnik strony trzeciej, często pomaga rozładować ewentualne negatywne emocje, które mogą narastać szczególnie wówczas, gdy wierzyciel nie posiada własnej komórki windykacyjnej, a obowiązek dochodzenia należności nałożył na pracowników biura handlowego. Dla sprzedawcy najważniejsze jest utrzymanie nowo zdobytego klienta, przywiązanie go do siebie i utrzymanie odpowiedniego poziomu zamówień z jego strony

Podstawowym błędem, który najczęściej popełniają menedżerowie firm, jest narzucanie na sprzedawcę obowiązku prowadzenia windykacji, w momencie, gdy kontrahent zaczyna zwlekać z regulowaniem należności. W takim momencie skutecznym rozwiązaniem może być właśnie zaangażowanie strony trzeciej (firmy windykacyjnej), nie związanej z osobami pozostającymi we współpracy handlowej. Handlowiec może skupić się na swoim podstawowym celu, jakim jest zdobywanie jak największej liczby klientów oraz składanych przez nich zamówień, nie zaś na windykacji. To zadanie bowiem realizować będą wyspecjalizowani windykatorzy, posiadający odpowiednie predyspozycje psychiczne oraz kompetencje.

Alternatywą dla działań windykacyjnych jest sprzedaż należności do firmy windykacyjnej, co pozwala na ostateczne zakończenie sprawy danego dłużnika. Po pierwsze – wierzyciel przestaje być właścicielem wierzytelności (w przypadku cesji warunkowej, zwanej inaczej powierniczą, dzieje się tak na określony w umowie czas), uzyskując cenę, stanowiącą ustalony z nabywcą procent wartości długu. Różnica między wartością wierzytelności a zapłacona ceną, jest dla zbywcy zarówno podatkowym jak i bilansowym kosztem transakcji.

Można to wykorzystać przy zbywaniu trudnościagalnych albo nieściągalnych wierzytelności, wobec których nie przeprowadzono kosztownego postępowania sądowego i egzekucyjnego. O ile wierzytelność była u wierzyciela przychodem, to koszty wynikłe z różnicy między jej nominalną wartością a ceną są kosztem fiskalnym, nawet jeśli ta cena była bardzo niska. W takim przypadku warto zwrócić uwagę na fakt, iż zbywca może przestać zajmować się zarządzaniem swoimi należnościami, dzięki czemu zaoszczędzone w ten sposób środki może przeznaczyć na swoja podstawową działalność.

Źródło: