Zgłoś do windykacji


  • Jak usprawnić obsługę należności

    Artykuły » Jak usprawnić obsługę należności

    Każda firma prowadząca aktywną sprzedaż produktów czy usług lub posiadająca sporą liczbę odbiorców/kontrahentów powinna zadbać oczywiście o właściwą obsługę należności. Zatem jaki model windykacji będzie najbardziej optymalnym rozwiązaniem z punktu widzenia kosztów przedsiębiorstwa?

    Jednym z takich rozwiązań jest zakup programu do obsługi przeterminowanych należności. Bardzo często wraz z programami księgowo-kadrowymi oferowane są dodatkowe moduły windykacyjne. Oczywiście zakup odpowiedniego lub dodatkowego oprogramowania to wydatek rzędu kilkuset złotych, dochodzący nawet do kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Nie mniej istnieje na rynku wiele rozwiązań informatycznych nie wymagających sporych nakładów finansowych, a pozwalających na zarządzanie procesem windykacji wewnątrz przedsiębiorstwa. W tym momencie wymagana jest również odpowiednia osoba koordynująca taki proces po stronie firmy. Taka osoba poza odpowiednimi kwalifikacjami powinna mieć wiedzę z zakresu finansów lub zostać w tym obszarze przeszkolona, aby jej praca była efektywna. Windykacja należności nie należy do łatwych obszarów prowadzenia biznesu, często niestety wiąże się z emocjami negatywnymi, a wymagana jest wysoka odporność na stres. Kiedy nieterminowych należności jest duża ilość, to nakłady wewnętrzne mogą być znaczące, gdyż jedna osoba oraz odpowiednie oprogramowanie/system informatyczny mogą nie zapewnić płynności finansowej firmy na stabilnym poziomie, a dalsze inwestowanie w rozwój wewnętrznego działu windykacji w przedsiębiorstwie może powodować znaczący wzrost kosztów operacyjnych.

    Dywersyfikacja ryzyka

    Poza własnym działem/pionem/departamentem windykacji lub co najmniej osobą koordynującą taki proces wewnątrz przedsiębiorstwa, warto nawiązać współpracę z wyspecjalizowanym w tej dziedzinie podmiotem. Dywersyfikacja ryzyka jest jak najbardziej tutaj wskazana, choćby z tego tytułu, że jedyna osoba w przedsiębiorstwie zajmująca się należnościami może być nieobecna i wtedy zastępująca ją inna osoba niekoniecznie zapewni obsługę procesu na właściwym poziomie z dbałością o odpowiednią płynność finansową. Stąd wsparcie zewnętrznej firmy windykacyjnej wydaje się bardzo słusznym i przydatnym rozwiązaniem. W czasie kiedy zewnętrzna firma windykacyjna będzie prowadziła działania, osoba wewnątrz firmy koordynująca ten proces może zająć się również innymi kwestiami, stąd dla przedsiębiorstwa wiąże się to z dodatkowymi profitami. Najczęściej wynagrodzenie zewnętrznej firmy uzależnione jest od efektu działania, czyli na zasadzie success fee (wynagrodzenie płatne od dokonanych spłat).

    Sprawna stabilizacja zatorów płatniczych

    Wewnętrzne powiększanie działu windykacji wiąże się ze wzrostem stałych kosztów operacyjnych, co w sytuacji ustabilizowania się zatorów płatniczych może się wiązać z koniecznością redukcji etatów. Aby tego uniknąć, nadwyżkę spraw do windykacji warto zlecić do wyspecjalizowanego podmiotu, który z reguły ma dużo większe moce przerobowe i nie wiąże się to ze zwiększeniem kosztów po stronie przedsiębiorcy. Bardzo często występuje sytuacja, w której kontrahent zlecający nowe sprawy firmie windykacyjnej, przekazuje wykaz i wówczas umowy o współpracy są najczęściej tak skonstruowane, że nie wymaga to szczególnego powiadamiania o wzroście liczby zleceń. Firma windykacyjna zapewnia wsparcie również wtedy, kiedy liczba zatorów płatniczych z jakiegoś powodu ulega lawinowemu wzrostowi, a przedsiębiorstwo na taką sytuację niekoniecznie musiało być przygotowane. Zareagowanie w firmie na taką sytuację może się wiązać z chwilowym krytycznym wzrostem kosztów, sporą uciążliwością. Zatem własna windykacja wspierana zewnętrzną firmą windykacyjną wydaje się najbardziej optymalnym rozwiązaniem z punktu widzenia kosztów przedsiębiorstwa. Można wówczas na spokojnie zastosować zasadę obsługi nieterminowych należności wewnętrznie w firmie przez okres kilku tygodni do kilku miesięcy, a następnie w przypadku bezskutecznych działań zlecić podjęcie windykacji profesjonalnemu podmiotowi. Jednak im wcześniej działania podejmowane są przez firmę windykacyjną, tym ich efektywność wzrasta.